Eliminar mi cuenta

1. Qué es esta página

Esta página explica cómo solicitar la eliminación de su cuenta y de sus datos personales en Special Tech (“la Plataforma”), y constituye uno de los canales habilitados para ejercer los derechos que la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, reconocen al Titular de los datos personales.

Special Tech es una línea de negocio y marca comercial de SPECIAL CAR S.A.S., identificada con NIT 901.252.081-6 y domicilio en Santa Marta, Magdalena (en adelante, “la Empresa”); no constituye una persona jurídica distinta de ella.

La eliminación de la cuenta no se ejecuta desde la aplicación. Se solicita por los canales indicados en el numeral 2 y la tramita el equipo de la Empresa, previa verificación de la identidad del solicitante.

2. Cómo solicitar la eliminación

La Empresa verificará la identidad del solicitante antes de tramitar la solicitud. Esta verificación existe para impedir que un tercero solicite la eliminación de la cuenta de otra persona: una cuenta borrada no se puede recuperar. Por esa razón se pide que la solicitud provenga del correo o del número registrados; cuando ello no sea posible, la Empresa podrá pedir información adicional que permita confirmar razonablemente la identidad antes de proceder.

La solicitud también puede ser presentada por el representante legal o el causahabiente del Titular, acreditando esa calidad.

3. Quién decide sobre sus datos

Antes de continuar conviene saber en cuál de estas situaciones se encuentra, porque de ello depende quién decide sobre la eliminación. La distinción corresponde al numeral 4 de la Política de Tratamiento de Datos Personales, que reparte esas calidades según la condición en que la persona figura en la Plataforma.

a) Si usted figura en la Plataforma como cliente del taller, propietario de un vehículo o conductor —porque el taller lo registró en esa condición o su empleador lo registró como conductor—, esa entidad es el Responsable del tratamiento de esos datos y la Empresa actúa únicamente como Encargada, es decir, trata los datos por cuenta e instrucción de dicha entidad.

En ese caso, si la Empresa no es competente para resolver su solicitud, dará traslado al taller u organización que sea Responsable dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a su recibo y se lo informará a usted en el mismo plazo, indicándole la identificación y los canales de contacto de esa entidad, conforme a los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012. Mientras el reclamo esté en trámite, la Empresa registrará esa condición en la base de datos. Como Encargada, la Empresa está obligada en todo caso a garantizar el ejercicio efectivo de su derecho de hábeas data, a tramitar su reclamo y a ejecutar la supresión o el bloqueo tan pronto el Responsable lo instruya, conforme al artículo 18 de la Ley 1581 de 2012.

Usted también puede dirigirse directamente a esa entidad: desde la Plataforma, el taller u organización puede dar de baja su vínculo y retirar su registro de cliente, con lo cual usted deja de figurar en sus listados. Esa baja no borra los datos ya registrados y la misma entidad puede revertirla; la eliminación definitiva de la cuenta la tramita la Empresa por los canales del numeral 2.

b) Si usted es personal de un taller u organización —administrador, asesor, ingeniero, mecánico o personal de almacén—, la Empresa actúa como Responsable respecto de los datos de su cuenta de usuario y atiende la solicitud directamente.

c) Si sus datos fueron registrados por un taller u organización como representante legal o como proveedor, y usted no tiene cuenta de acceso a la Plataforma, esa entidad es el Responsable del tratamiento. Puede presentar la solicitud por los canales del numeral 2 —indicando el taller u organización de que se trate— y la Empresa la trasladará en los términos del literal a), o dirigirse directamente a dicha entidad.

Si no sabe en cuál de estas situaciones está, presente igualmente la solicitud: la Empresa le informará quién es el Responsable de cada dato y trasladará lo que corresponda.

4. Qué se elimina

Atendida la solicitud, la Empresa eliminará:

• la cuenta de acceso y su registro en la Plataforma, de modo que usted dejará de poder ingresar a la aplicación web y a la aplicación móvil; la Empresa solicitará además la eliminación de su identidad en el servicio de autenticación;
• los vínculos de esa cuenta con los talleres en los que figuraba, su registro como cliente y las asignaciones de trabajo abiertas a su nombre, de modo que usted dejará de figurar como usuario activo de ellos y no se le asignarán nuevos trabajos.

Las órdenes de trabajo, cotizaciones y demás registros de la operación del taller no se borran: dejan de estar asociados a su cuenta de usuario, y los soportes descritos en el numeral 5 subsisten con la información que en su momento se consignó en ellos.

La eliminación de la cuenta es definitiva y no puede revertirse. Para volver a usar la Plataforma sería necesario un registro nuevo, realizado por un taller u organización.

5. Qué no se elimina, y por qué

La eliminación de la cuenta no implica el borrado de los soportes de las operaciones ya realizadas. El artículo 8, literal e), de la Ley 1581 de 2012 reconoce el derecho a solicitar la supresión de los datos personales, pero precisa que ella no procede cuando existe un deber legal o contractual que lo impida. En la Plataforma se conservan, por esa razón:

• los documentos de las órdenes de trabajo, cotizaciones, actas e inspecciones que ya hayan sido firmados, junto con el registro de la firma;
• los soportes contables y de facturación de los servicios prestados;
• los registros de las comunicaciones del servicio ya enviadas —fecha, canal, correo o número de destino y el contenido del mensaje remitido—, como constancia de que el aviso correspondiente fue efectivamente enviado.

Los soportes de facturación y contabilidad se conservan al menos durante diez (10) años contados desde la fecha del último asiento, documento o comprobante, conforme al artículo 28 de la Ley 962 de 2005 (que modificó el artículo 60 del Código de Comercio). Para efectos tributarios se conservan, además, hasta que quede en firme la declaración de renta correspondiente, conforme al artículo 46 de la Ley 962 de 2005 en relación con el artículo 632 del Estatuto Tributario.

Los documentos firmados que respaldan una factura se conservan por ese mismo término de diez (10) años. Los que no respaldan una factura se conservan durante la vigencia de la garantía legal del servicio y hasta un (1) año después de su terminación, plazo de caducidad de la acción de protección al consumidor conforme al artículo 58, numeral 3, de la Ley 1480 de 2011. Los registros de comunicaciones enviadas se conservan por dos (2) años contados desde el envío. Vencidos estos términos la eliminación no se produce de forma automática: la Empresa la realiza previa revisión, suprimiendo o anonimizando la información de forma irreversible.

En términos sencillos: la factura de venta conserva los datos de quien la recibió —nombre o razón social, documento de identificación, dirección y datos de contacto— porque la normativa de facturación electrónica exige que la factura identifique al adquirente, y una factura ya expedida no puede modificarse ni vaciarse. Y los documentos que usted firmó conservan la imagen de la firma capturada y el registro de la operación en que se firmó, como soporte de lo realizado y de la garantía legal del servicio prestado conforme a la Ley 1480 de 2011. Este documento no atribuye a esa firma un valor probatorio predeterminado: su valoración corresponde en cada caso a la autoridad competente.

El efecto de la eliminación es, entonces, que usted pierde el acceso a la Plataforma y que los registros de la operación dejan de estar asociados a su cuenta de usuario; su nombre y sus datos de contacto subsisten dentro de los soportes descritos en este numeral —facturas, documentos firmados y registros de comunicaciones enviadas—. La Empresa no ofrece ni promete un borrado total de toda huella de la relación de servicio. Esos soportes se conservarán únicamente para atender las obligaciones legales, contables, tributarias y probatorias descritas en este numeral, y no para finalidades distintas.

La eliminación de la cuenta tampoco alcanza la información que el portal guardó en el navegador del propio Titular —las preferencias de visualización y los registros del módulo de documentos del vehículo, descritos en los numerales 5 y 6 de la Política de Cookies y Tecnologías de Almacenamiento—. Esa información reside únicamente en su equipo, la Empresa no puede eliminarla a distancia y se borra desde la configuración del navegador, opción Borrar los datos del sitio.

6. Casos en los que la eliminación requiere un paso previo

Hay situaciones en las que, antes de ejecutar la eliminación, debe resolverse un vínculo operativo pendiente, porque de esa cuenta dependen registros que deben tener un titular asignado:

• si usted figura como propietario de un vehículo registrado en la Plataforma, primero debe reasignarse ese vehículo a otro propietario o darse de baja;
• si usted es el administrador principal de una organización, primero debe designarse a otra persona en ese rol;
• si tiene órdenes de trabajo en curso asignadas, primero deben reasignarse o cerrarse.

En estos casos la solicitud no queda suspendida. Dentro del plazo del numeral 7 la Empresa bloqueará el acceso a la cuenta y cerrará las sesiones abiertas, y gestionará ella misma con el taller u organización la reasignación del vehículo, del rol de administrador o de las órdenes de trabajo pendientes, informándole el estado por el mismo canal de la solicitud. La eliminación se ejecutará dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a esa reasignación, sin que usted deba realizar ninguna gestión adicional.

Si transcurridos treinta (30) días calendario desde su solicitud la entidad no ha realizado la reasignación, la Empresa procederá de todos modos con la eliminación de la cuenta y desvinculará su identidad de esos registros, en los términos del numeral 5, y se lo informará. En ningún caso la falta de actuación de un tercero impedirá la supresión de sus datos.

7. Plazos de respuesta

La Empresa atenderá las solicitudes dentro de los plazos previstos en la Ley 1581 de 2012, contados desde su recibo por los canales indicados en el numeral 2 y sin costo alguno para el Titular:

• Consultas: máximo diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo, prorrogables por cinco (5) días hábiles más, informando previamente al Titular los motivos de la demora y la fecha concreta en que se atenderá su solicitud, conforme al artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.
• Reclamos y solicitudes de supresión: máximo quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo del reclamo, prorrogables por ocho (8) días hábiles más, informando previamente al Titular los motivos de la demora y la fecha concreta en que se atenderá su solicitud. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al Titular dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción para que subsane, y el término se reanudará desde la subsanación; transcurridos dos (2) meses sin respuesta, se entenderá desistido, conforme al artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

La Empresa confirmará por el mismo canal de la solicitud cuando la eliminación haya sido ejecutada o, en su caso, las razones por las cuales no procede.

Cuando la Empresa actúe como Encargada conforme al numeral 3, literal a), estos plazos corren a cargo del taller u organización que sea Responsable. La Empresa trasladará la solicitud dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a su recibo en los términos allí indicados, se lo informará al Titular y prestará a dicho Responsable la colaboración razonable que requiera para atender la solicitud.

8. Alternativas a eliminar la cuenta

Si lo que busca es dejar de usar la aplicación o dejar de recibir mensajes, existen opciones que no implican perder el historial:

• Desactivar el acceso conservando el historial. Puede solicitar, por los mismos canales del numeral 2, que su cuenta quede inhabilitada y se cierren las sesiones abiertas, sin eliminar la cuenta ni su historial de servicio.
• Corregir o actualizar sus datos. Desde la sección Perfil de la aplicación móvil puede actualizar los datos de su licencia de conducción. Para corregir sus datos de contacto o cualquier otro dato, puede solicitarlo por los canales del numeral 2 o directamente al taller u organización que administra su registro.
• Dejar de recibir mensajes. En la sección Perfil, apartado Notificaciones, puede desactivar cada canal —correo electrónico, SMS y WhatsApp— sin eliminar la cuenta. La desactivación de un canal detiene las comunicaciones comerciales y los avisos del servicio que se envían por ese canal. El código de verificación para iniciar sesión se sigue enviando por mensaje de texto aunque desactive ese canal, porque sin él no es posible acceder a la cuenta.
• Dejar de recibir solo la publicidad. Si prefiere conservar los avisos del servicio y dejar de recibir únicamente las comunicaciones comerciales, puede solicitarlo por los canales del numeral 2: la Empresa lo registrará sin que usted tenga que desactivar el canal completo. Si desactiva los avisos del servicio en todos los canales, la información sobre el estado de sus órdenes de trabajo quedará disponible únicamente dentro de la aplicación.

9. Sus derechos como Titular

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, por los canales indicados en el numeral 2 usted puede:

1. conocer, actualizar y rectificar sus datos personales;
2. solicitar prueba de la autorización otorgada;
3. ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos;
4. presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante quien sea el Responsable del dato —la Empresa o el taller u organización, según el numeral 3—, conforme al artículo 16 de la Ley 1581 de 2012. Este requisito no limita su derecho a denunciar en cualquier momento infracciones al régimen de protección de datos personales, ni a ejercer las acciones que le reconoce la Ley 1480 de 2011;
5. revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida;
6. acceder gratuitamente a sus datos personales.

El detalle de los datos que se tratan, sus finalidades y los plazos de conservación consta en la Política de Tratamiento de Datos Personales.

10. Sobre la aplicación móvil

Desinstalar la aplicación no elimina la cuenta ni los datos personales: solo retira la aplicación del dispositivo. La cuenta permanece activa y es posible ingresar de nuevo desde otro dispositivo. Del mismo modo, retirar el permiso de notificaciones en el dispositivo detiene los avisos, pero no elimina la cuenta.

La aplicación no incluye una opción de eliminación de cuenta: la solicitud se presenta por los canales indicados en el numeral 2, y esta página es accesible sin necesidad de instalar la aplicación.