Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Objeto

Esta Política de Tratamiento de Datos Personales (“la Política”) establece los criterios, principios y procedimientos aplicables a la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales de los Titulares que interactúan con Special Tech, línea de negocio y plataforma tecnológica (aplicación web y móvil) mediante la cual SPECIAL CAR S.A.S. presta servicios de gestión de talleres automotrices y de flotas de vehículos a organizaciones y a sus clientes (en adelante, “la Plataforma”). La Política se expide en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, y las demás normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan, así como en concordancia con las demás políticas, protocolos, circulares y lineamientos internos que la Empresa haya adoptado o adopte en el futuro.

2. Responsable del tratamiento

Special Tech es una línea de negocio y marca comercial de SPECIAL CAR S.A.S., identificada con NIT 901.252.081-6, con domicilio en Santa Marta, Magdalena (en adelante, “la Empresa”). Special Tech no constituye una sociedad, un establecimiento de comercio independiente ni una persona jurídica distinta de la Empresa; en consecuencia, todas las obligaciones derivadas de esta Política, así como la calidad de Responsable o de Encargada del Tratamiento según corresponda, recaen exclusivamente sobre SPECIAL CAR S.A.S.

• Correo de contacto para asuntos de datos personales: gerente@specialcar.com.co
• Teléfono: +57 323 2230313
• Área o cargo responsable de la función de protección de datos: Gerencia

3. Definiciones

1. Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
2. Responsable: quien decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
3. Encargado: quien realiza el tratamiento por cuenta del Responsable.
4. Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, tales como la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o la supresión.
5. Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para el tratamiento de sus datos personales.
6. Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.
7. Transmisión: tratamiento de datos personales que implica su comunicación, dentro o fuera del territorio colombiano, cuando tiene por objeto que el Encargado realice el tratamiento por cuenta del Responsable (artículo 3, Decreto 1377 de 2013, compilado en el artículo 2.2.2.25.1.3 del Decreto 1074 de 2015).
8. Transferencia: envío de datos personales por parte del Responsable a un receptor que a su vez actúa como Responsable del tratamiento, ubicado dentro o fuera de Colombia.

4. Calidad de la Empresa frente al tratamiento

La Empresa trata datos personales bajo tres calidades distintas, según su origen:

a) Como Responsable, respecto de los datos de sus propios usuarios: administradores, asesores, ingenieros, mecánicos y personal de almacén de los talleres y organizaciones que acceden a la Plataforma.

b) Como Encargada, respecto de los datos de los clientes de los talleres y organizaciones (propietarios de vehículos y conductores) que estos registran en la Plataforma. En estos casos, el taller o la organización actúa como Responsable de dichos datos, y la Empresa los trata exclusivamente conforme a sus instrucciones y para las finalidades autorizadas por dicho taller u organización.

c) Como Responsable, respecto del Núcleo del Titular, entendido como: (i) los datos de identificación y contacto con los que el Titular accede a la Plataforma y sus preferencias de notificación; (ii) el vínculo entre el Titular y los vehículos de los que es propietario o conductor; y (iii) el historial técnico de esos vehículos, esto es, qué intervención se realizó, en qué fecha, con qué kilometraje, qué repuesto se instaló y qué taller la ejecutó.

El Núcleo del Titular no comprende los precios, costos, márgenes, descuentos, notas internas, inventario ni datos de proveedores del taller u organización, que permanecen bajo la calidad descrita en el literal b).

Respecto de los datos de representantes legales y de proveedores registrados por un taller u organización en la Plataforma, la Empresa actúa igualmente como Encargada.

El alcance del tratamiento que la Empresa realiza como Encargada, las finalidades autorizadas, las obligaciones de confidencialidad y seguridad y el procedimiento aplicable a la terminación de la relación contractual constan en el Acuerdo de Encargo del Tratamiento incorporado en los Términos y Condiciones de Uso, sin perjuicio del anexo específico que la Empresa y el taller u organización suscriban.

5. Datos que se tratan

Según la relación del Titular con la Plataforma, la Empresa trata las siguientes categorías de datos:

1. Usuarios de talleres y organizaciones (administradores, asesores, ingenieros, mecánicos, personal de almacén): nombre y apellidos, tipo y número de documento, fecha de nacimiento, correo electrónico, número de celular, rol y sede asignada, y credenciales de acceso (la contraseña se almacena únicamente en forma cifrada en el proveedor de autenticación).
2. Clientes de talleres y usuarios de organizaciones (propietarios de vehículos, conductores): nombre y apellidos o razón social, tipo y número de documento (CC/CE/NIT), fecha de nacimiento, correo electrónico, número de celular, dirección y ciudad, datos de la licencia de conducción cuando aplica (número, categoría, vigencia), y preferencias de notificación (correo, SMS, WhatsApp).
3. Datos de vehículos y de la operación: placa, marca, modelo, año, historial de servicio (diagnósticos, cotizaciones, órdenes de trabajo, inspecciones, encuestas), documentos del vehículo cargados por el usuario, registro fotográfico del estado del vehículo y de las reparaciones, y firma manuscrita digitalizada con la que se aceptan ingresos, cotizaciones y entregas. Estos datos se recolectan únicamente en la medida necesaria para dejar evidencia de la relación contractual de servicio, conforme al principio de que la recolección debe limitarse a lo pertinente y adecuado para la finalidad perseguida (artículo 4, Decreto 1377 de 2013, compilado en el artículo 2.2.2.25.2.1 del Decreto 1074 de 2015).
4. Datos de facturación: identificación tributaria, conceptos, valores, retenciones y demás datos exigidos por la normativa de facturación electrónica de la DIAN.
5. Datos técnicos: registros de acceso, dirección IP, identificadores de dispositivo para notificaciones push, métricas agregadas de uso y navegación del portal web, grabación enmascarada de sesiones de la aplicación móvil —que registra la secuencia de pantallas sin capturar el contenido de los textos ni de las imágenes— y datos de diagnóstico de errores de la aplicación.
6. Autenticación biométrica: si el Titular activa el desbloqueo biométrico en la aplicación móvil (huella o rostro), la validación ocurre exclusivamente en su dispositivo mediante los mecanismos del sistema operativo. La Plataforma no recolecta, almacena ni transmite datos biométricos; por lo tanto, dicha funcionalidad no constituye recolección de datos personales por parte de la Empresa en los términos del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012.
7. Representantes legales y proveedores: nombre y apellidos, tipo y número de documento, correo electrónico, teléfono, datos bancarios de pago y registro único tributario, registrados por el taller u organización para efectos contractuales, tributarios y de pago.

6. Datos sensibles y de menores de edad

El tratamiento de datos sensibles no es finalidad de la Plataforma. La firma manuscrita digitalizada y el registro fotográfico se usan únicamente como evidencia de la relación contractual de servicio, y la respuesta a cualquier pregunta sobre datos sensibles es facultativa.

La Plataforma no está dirigida a la contratación directa de menores de edad. No obstante, cuando un taller o una organización registre como conductor a una persona menor de 18 años (por ejemplo, titular de licencia de conducción de motocicleta, que la ley permite expedir a partir de los 16 años), dicho registro deberá contar con la autorización previa, expresa e informada de su representante legal, oído el menor cuando su desarrollo lo permita, conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012. El taller u organización que registre estos datos es responsable de obtener y conservar dicha autorización, sin perjuicio de las obligaciones de la Empresa como Encargada del tratamiento.

7. Finalidades del tratamiento

1. Prestar los servicios de la Plataforma: gestión de órdenes de trabajo, diagnósticos, cotizaciones, inspecciones, inventario y facturación.
2. Gestionar el registro, autenticación y seguridad de las cuentas.
3. Enviar notificaciones transaccionales sobre el servicio (estado de órdenes, cotizaciones por aprobar, entregas) por correo, SMS o WhatsApp, según los canales que el Titular tenga habilitados en su perfil. Los documentos que el Titular solicita directamente en el mostrador —cotizaciones, solicitudes de aprobación, actas de inspección y facturas— se envían al número o al correo que él indique en ese momento.
4. Enviar comunicaciones comerciales a través de los canales que el Titular tenga habilitados en su perfil. El Titular puede desactivar cada canal (correo, SMS, WhatsApp) en cualquier momento; la desactivación de un canal detiene tanto las comunicaciones comerciales como las notificaciones del servicio enviadas por ese mismo canal, sin afectar las notificaciones que recibe dentro de la aplicación.
5. Expedir facturas y cumplir obligaciones contables y tributarias, incluida la facturación electrónica ante la DIAN.
6. Atender consultas, reclamos y solicitudes de los Titulares.
7. Elaborar reportes operativos y estadísticos para los talleres y organizaciones a los que el Titular está vinculado.
8. Cumplir requerimientos de autoridades competentes.
9. Medir el uso de la Plataforma y diagnosticar fallas de rendimiento y de experiencia de usuario.
10. Mantener el historial técnico de los vehículos del Titular a disposición de este con independencia del taller que los haya atendido, de manera que conserve ese historial aunque cambie de taller o aunque el taller deje de utilizar la Plataforma.
11. Permitir que un taller verifique si un vehículo ya se encuentra registrado en la Plataforma al momento de recibirlo, con el fin de evitar registros duplicados y de vincularlo a la ficha existente. En esa verificación el taller accede únicamente a los datos de identificación del vehículo —placa, marca y modelo—; no accede al historial de servicio, a los diagnósticos, a los precios ni a las notas registradas por otro taller.

Las finalidades e y h se fundamentan en el cumplimiento de obligaciones legales de la Empresa y no dependen del consentimiento del Titular; por lo tanto, la revocatoria de la autorización a la que se refiere el numeral 9 no afecta el tratamiento de los datos estrictamente necesarios para dichos fines mientras subsista la obligación legal correspondiente.

La finalidad j corresponde al Núcleo del Titular descrito en el literal c) del numeral 4, se fundamenta exclusivamente en su autorización y puede revocarse en cualquier momento conforme al numeral 9, sin que ello impida al Titular seguir recibiendo los servicios del taller ni utilizar la Plataforma.

8. Derechos de los Titulares

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular puede:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada.
3. Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
4. Presentar quejas ante la SIC por infracciones a la ley.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida.
6. Acceder gratuitamente a sus datos personales.

9. Autorización

La autorización del Titular se obtiene al momento del registro en la Plataforma, mediante la aceptación expresa de esta Política a través de una casilla de aceptación, o por cualquier otro medio que permita su consulta posterior.

Cuando los datos de contacto o de vehículos de un cliente sean registrados por un taller u organización en su nombre, dicho registro se realiza bajo la responsabilidad del taller u organización, quien declara contar con la autorización del Titular o con una causal legal que habilite el tratamiento, en su calidad de Responsable de dichos datos conforme al numeral 4 de esta Política.

Autorización sobre el Núcleo del Titular

La autorización para el tratamiento del Núcleo del Titular descrito en el literal c) del numeral 4 es independiente, específica y facultativa, y se recaba directamente del Titular en uno de estos dos momentos, según cómo llegue a la Plataforma:

1. Al activar su cuenta. Cuando el Titular fija su contraseña por primera vez, mediante una casilla de aceptación específica, separada de la aceptación de esta Política y de los Términos y Condiciones.
2. Al entregar el vehículo en el taller. Cuando el Titular no utiliza la aplicación, mediante una casilla de aceptación específica incorporada al documento de ingreso del vehículo que él firma, acompañada del aviso de privacidad correspondiente.

De cada autorización la Empresa conserva la fecha, la versión del texto aceptado, el canal por el que se otorgó y la finalidad autorizada, como prueba de la autorización conforme al artículo 8 literal b) de la Ley 1581 de 2012. Negar esta autorización, o revocarla posteriormente, no impide al Titular utilizar la Plataforma ni recibir los servicios del taller; únicamente implica que su historial no subsistirá en la Plataforma con independencia del taller que lo atendió.

El Titular puede revocar esta autorización en cualquier momento por los canales del numeral 15 o desde su perfil en la aplicación, con el efecto previsto en el numeral 7 para las finalidades j y k.

10. Encargados del tratamiento y transmisión internacional de datos

Para operar la Plataforma, la Empresa se apoya en los siguientes proveedores tecnológicos, que actúan como Encargados del Tratamiento:

Los envíos de información a los proveedores extranjeros de la tabla anterior constituyen transmisiones internacionales de datos personales en los términos del artículo 24 del Decreto 1377 de 2013 (compilado en el artículo 2.2.2.25.5.1 del Decreto 1074 de 2015), dado que dichos proveedores tratan los datos por cuenta e instrucción de la Empresa. Dicho artículo dispone que estas transmisiones no requieren autorización adicional del Titular ni informarle individualmente el país de destino, siempre que medie el contrato de transmisión de datos personales a que se refiere el artículo 25 del Decreto 1377 de 2013. La Empresa suscribe dicho contrato con cada uno de sus Encargados, estableciendo el alcance del tratamiento y las obligaciones de confidencialidad y seguridad correspondientes.

La Empresa no vende datos personales a terceros, ni realiza transferencias internacionales a otros Responsables sin la autorización previa y expresa del Titular. En los procesos en que la Empresa adquiera o implemente tecnología cuyo objeto sea o incluya el tratamiento de datos personales, la Empresa verificará el cumplimiento de las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio aplicables a la transferencia de tecnología, en particular la Circular Externa 002 de 2025.

11. Cookies y tecnologías de almacenamiento

La Plataforma no utiliza cookies de publicidad, de perfilamiento ni de seguimiento entre sitios, y no comparte datos de navegación con redes publicitarias.

Para funcionar, el portal web guarda información en el almacenamiento local del navegador del Titular: las credenciales que mantienen la sesión iniciada y preferencias de visualización, como la vista seleccionada en el tablero de órdenes o el estado del menú lateral. Esta información permanece en el dispositivo del Titular, no se comparte con terceros y puede eliminarse en cualquier momento borrando los datos del sitio desde el navegador; al hacerlo se cierra la sesión.

La analítica de uso del portal web se realiza de forma agregada y no requiere cookies. La aplicación móvil no utiliza cookies; la información necesaria para mantener la sesión y las preferencias del Titular se almacena de forma cifrada en el dispositivo mediante los mecanismos de seguridad del sistema operativo.

12. Terminación de la relación con talleres y organizaciones

Al finalizar la relación contractual entre la Empresa y un taller u organización, los datos personales que la Empresa trata por cuenta de este —esto es, los comprendidos en el literal b) del numeral 4— serán devueltos, eliminados de forma segura, o conservados únicamente durante el plazo estrictamente necesario para atender obligaciones legales o contractuales pendientes, conforme a lo previsto en el Acuerdo de Encargo del Tratamiento.

Se exceptúa el Núcleo del Titular descrito en el literal c) del numeral 4. Respecto de este, la Empresa actúa como Responsable por autorización del propio Titular y no por instrucción del taller u organización; en consecuencia, subsiste con independencia de dicha terminación y solo se suprime cuando el Titular revoque su autorización o solicite su supresión, en los términos del numeral 8, o cuando desaparezca la finalidad que justifica su conservación.

La terminación tampoco afecta los soportes de las operaciones ya ejecutadas que la Empresa deba conservar por mandato legal, conforme al numeral 14.

13. Seguridad de la información y atención de incidentes

La Empresa adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales, entre ellas: cifrado en tránsito, control de acceso por roles y organización, almacenamiento de contraseñas exclusivamente en forma cifrada, y aislamiento de la información entre talleres y organizaciones.

Ante una vulneración de la seguridad de los datos personales que comprometa su confidencialidad, integridad o disponibilidad, la Empresa adoptará las medidas de contención pertinentes y notificará el incidente a los Titulares y/o a los talleres u organizaciones afectadas, así como a la Superintendencia de Industria y Comercio a través del Registro Nacional de Bases de Datos, cuando la naturaleza del incidente así lo requiera.

14. Conservación de los datos

Los datos personales se conservarán mientras exista la relación con el Titular y durante los plazos exigidos por las normas contables, tributarias y comerciales aplicables. Los soportes de facturación y contabilidad se conservarán por el término de diez (10) años contados desde la fecha del último asiento, documento o comprobante, conforme al artículo 28 de la Ley 962 de 2005 (que modificó el artículo 60 del Código de Comercio). Para efectos tributarios, dichos soportes se conservarán, además, hasta que quede en firme la declaración de renta correspondiente, conforme al artículo 46 de la Ley 962 de 2005 en relación con el artículo 632 del Estatuto Tributario.

Los datos de cuentas de usuario inactivas se conservarán por cinco (5) años contados desde la última interacción del Titular con la Plataforma, salvo que exista una obligación legal de conservarlos por un plazo mayor.

15. Consultas y reclamos

El Titular, o sus causahabientes, puede presentar consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de sus datos personales a través del correo gerente@specialcar.com.co o de los demás canales que la Empresa habilite para tal fin, los cuales serán atendidos por el área de Gerencia.

• Consultas: se atienden en máximo diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo, prorrogables por cinco (5) días hábiles más previa comunicación al Titular, conforme al artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.
• Reclamos: si el reclamo está completo, se atiende en máximo quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recibo, prorrogables por ocho (8) días hábiles más previa comunicación. Si está incompleto, se requerirá al Titular dentro de los cinco (5) días siguientes; transcurridos dos (2) meses sin respuesta, se entenderá desistido, conforme al artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

16. Vigencia y modificaciones

Esta Política rige a partir de su publicación en la Plataforma. Cualquier cambio sustancial será informado a los Titulares a través de la Plataforma antes de su entrada en vigencia.